Ironikus módon az időgazdálkodás olyan probléma, amely mindenkit érint, de senkinek nincs ideje foglalkozni vele. Érdemes azonban egy kis figyelmet szentelni annak elemzésére, hogyan égetjük az időnket, lehetséges-e jobban megszervezni magunkat. A munkahelyi idő hatékonyabb kezelése lehetséges, de a problémát aktívan kell kezelni.
Kétségtelen, hogy telik az idő. És minél több idő telik el anélkül, hogy jobban megszerveznénk magunkat, annál több energiát és lehetőséget veszítünk, és ezzel együtt. Éppen ezért elengedhetetlen a munkanapunk elemzése, hogy megértsük, szükséges-e változtatásokat végrehajtani .
21 tipp a munkahelyi idő kezeléséhez és hatékonyabbá tételéhez
Az időgazdálkodás összetett kérdés, amely a termelékenység növelésétől egészen a egyensúlyt a munka és a családi élet között . A cél a kiégés elkerülése, a jó szokások kialakítása és a hosszú távú célok kitűzése. A tervezés és a prioritások meghatározása a titka annak, hogy visszanyerjük az irányítást időnk és életünk felett, foglalkozásunktól függetlenül. . Jory MacKay 21 stratégiát kínál a jobb időgazdálkodáshoz.
Megérteni, hol ér véget az időnk
Az időgazdálkodás nem azt jelenti, hogy elragad a szorongás vagy az elvesztéstől való félelem. Inkább arról van szó, hogy megértsük a bölcsebb használat előnyeit, ahogy MacKay elmagyarázza. Ebből adódik a stratégiák és tanácsok első csoportja:
1. Értsd meg, hogy az időgazdálkodás fontos kérdés. Mint mondtuk, nem az időpazarlástól való félelemről van szó, hanem arról, hogy megértsük a helyes gazdálkodás előnyeit.
2. Légy realista: Mennyi munkát tudsz ténylegesen elvégezni egy nap alatt? Úgy gondolhatjuk, hogy az idő egyszerűen olyan erőforrás, amelyre nagyobb mennyiségben van szükségünk, de a több idő nem feltétlenül jelenti azt, hogy termelékenyebbek legyünk. Az adminisztráció legjobb módja, ha megtervezi, hogy mivel és mikor fog dolgozni.
3. Állapítsa meg, hol fordul elő az időszivárgás. Minél jobban megérti a munkanap menetét, erőfeszítései annál nagyobb hatással lesznek az általános menedzsmentre.
4. Állítson be napi célokat, és alkalmazzon nyomkövető rendszereket, amelyek segítenek megérteni, hogyan használja fel az idejét. Miután megvan az általános elképzelés, elkezdheti megváltoztatni a napját.
5. Alkoss motiváló reggeli rutint. Jó rutin ébredéskor felkészít bennünket egy eredményes munkanapra: ez egy pozitív löket, ami estig elkísér.
6. Törölje a multitaskingot . A kutatások ezt igazolják: lehetetlen, hogy egy ember egyszerre több feladatra koncentráljon. Ha úgy találja, hogy elveszíti a koncentrációt, álljon meg, és írja le gondolatait, mielőtt visszatérne a fő feladathoz.
Rögzítse a munka legfontosabb részét, a többit pedig delegálja
Ha megértjük, hová megy az időnk, el kell döntenünk, hogy mire szánjuk (és mire ne). Emiatt MacKay azt tanácsolja nekünk, hogy:
7. Határozza meg a sürgős munkát. Annak megértése, hogy mi igényel azonnali figyelmet, és mi nem fontos vagy sürgős, segít átgondolt naptár kialakításában.
8. Miután felállította a prioritásait, légy kategorikus . Válassza ki fő céljait, és összpontosítson rájuk.
9. Használja a 30X szabályt egyes feladatok delegálásához . Ez a Rory Vaden szabály: 30-szor annyi időt szánjon, mint amennyi egy feladat elvégzéséhez szükséges, hogy valaki mást megtanítson erre. Évente 1100 percet spórolunk meg, ha időt szánunk egy másik személy tanítására, majd delegálására . Vagy ahogy Vaden mondja, a ROTI (befektetési idő megtérülése) 733%-os növekedése.
10. Vegye ki a nem szót a szókincséből . A Chicagói Egyetem egyik cikke szerint, ha azt mondja, hogy nem csinálom ahelyett, hogy nem tudom megtenni, sokkal könnyebben megszabadulhatunk a nem kívánt kötelezettségektől.
Funkcionális napirend kialakítása
Ha elkészültek az elsők
11. Állítson be menetrendeket, ne határidőket . Mackay kölcsönkéri a tanácsát James Clear . Ahelyett, hogy hajszolna egy határidőt (és frusztráltnak érezné magát, ha végül nem sikerül időben maradnia), tűzzen ki egy értelmes célt, és határozzon meg egy ütemtervet.
12. Készítsen terveket az idő és ne a tevékenységek alapján . Bontsa le a kihívást jelentő feladatokat számszerűsíthető időtartamú munkamenetekre. Ha feladatok helyett töredékekre szervezzük a napot, elkezdhetjük az időbeosztásunkat egy ismert dátum (vagy elkötelezettség) alapján kezelni.
A naptár valami véges. Egy nap csak bizonyos számú órát tartalmaz. Ez a tény abban a pillanatban válik világossá, amikor megpróbálunk irreálisan sok dolgot beilleszteni egy véges térbe.
-Peter Bregman-
13. Tervezze meg a szüneteket és a pihenőidőket. Időre van szükségünk a pihenésre, és el kell fogadnunk, hogy lesznek fennakadások. Ennek figyelmen kívül hagyása kaotikus munkát jelent. Váratlan események történnek, és testünk figyelmeztet bennünket, ha eljött a szünet ideje. Ha nem hagyunk határt, hirtelen azt láthatjuk, hogy terveink összeomlanak.
14. Külön il maker idő dal menedzser idő . Könnyű rutinfeladatokkal tölteni az időt, és nem marad elég hely az értelmes munkára. Egy dolog az Tedd egy másik az kezelni .
15. Csoportos tevékenységek a héten. Csoportosítsa a hasonló tevékenységeket, és használja ki a munkakezdésből fakadó lendületet. Alkalmazza Newton első mozgástörvényét a termelékenységre: a mozgó tárgy folytatja a mozgását.
Használjon teret a munkahelyi idő motiválóbb kezelésére
A naptár és az ütemezés nem az egyetlen időgazdálkodási eszközünk. Mackay néhány olyan stratégiát javasol az irodában, amelyek befolyásolhatják munkánkat.
16. Próbálja ki a módszert pattogatott kukorica hogy feloldja az időt. Munkahelyének egész napos megváltoztatása jó módja lehet a motiváció és a termelékenység fenntartásának. Ezt a technikát Joel Runyon javasolta, és így működik:
- Írd fel egy papírra az aznapi munkával kapcsolatos összes kötelezettségedet.
- Osszuk ezt a listát három egyenlő részre vagy tételre (lásd a 15. pontot).
- Válasszon három különböző állomást minden egyes munkacsoporthoz.
17. Dolgozz tested energetikai ritmusát követve. Szervezze meg munkáját az Ön számára legfunkcionálisabb módon. Ne csak az időgazdálkodásra gondoljon, hanem arra is energia .
Védje az idejét
Soha nem lesz hiány olyan helyzetekben, amelyek megpróbálják elfoglalni az idejét. Az időt óvni kell a helytelen felhasználás elkerülése érdekében. Mackay a következő tanácsot adja.
18. Használja a stratégiai lustaságot, hogy a megfelelő dolgokon dolgozzon . A stratégiai lustaság fogalma magában foglalja, hogy előnyben részesítjük a fontos munkákat és feladatokat, és megengedünk magunknak egy kis lustaságot a kevésbé fontosak számára.
Semmi sem kevésbé produktív, mint hatékonyan megtenni azt, amit egyáltalán nem szabadna megtenni.
-Peter Drucker-
19. Automatikusan védje meg nem alkuképes idejét. Fontos, hogy a koncentrációt igénylő munka probléma és megszakítás nélkül folytatódjon. Ennek érdekében elengedhetetlen a figyelemelterelés elkerülése. Vannak olyan eszközök, amelyek lehetővé teszik, hogy automatikusan kommunikáljon másokkal, ha Ön nem elérhető. Alternatív megoldásként találjon módot annak kommunikálására, hogy koncentrált, és nem akarja, hogy zavarjanak.
20. Használja az Ivy Lee módszert, hogy jól zárja a napot. Ivy Lee egy egyszerű, öt lépésből álló napi rutint ajánl a maximális termelékenység érdekében.
- Minden munkanap végén írja le a hat legfontosabb dolgot, amelyet másnap meg kell oldania. Ne írjon hatnál többet.
- Rendezd fontossági sorrendbe ezt a hat elemet!
- Másnap koncentrálj az első munkádra. Fejezze be ezt, mielőtt továbblép a másodikra.
- Ugyanígy járjon el a lista többi részével. A nap végén helyezze át a befejezetlen feladatokat a következő napi listára.
- Ismételje meg ezt a folyamatot minden munkanapon.
21. Ne feledkezz meg a szabadidő előnyeiről. Az időgazdálkodás nem csak a munkáról szól. Ahhoz, hogy megtaláljuk a munkahelyi életünkben azt az egyensúlyt, amely egészségesen és boldogan megőriz bennünket, emlékeznünk kell a pihenésre, szabadidőre és szabadidőre szánt időre szocializáció .
A munkahelyi idő jobb kezelése: lehetséges kihívás
A munkahelyi idő kezelése és a termelékenység növelése mindenki számára elérhető kihívás . Meg kell azonban állnunk, és át kell gondolnunk, mit, hogyan csinálunk, és mit is szeretnénk igazán elérni. A cselekvés nem feltétlenül jelent munkát vagy befejezést.
Ezért szánjon elegendő időt a rutin tanulmányozására és a tevékenységeinek átütemezésére. Ezekkel a jelzésekkel könnyebben megszervezheti munka- vagy tanulási napját, és jobb eredményeket érhet el.
